Software-Lösung Gelangensbestätigung und Abliefernachweis

Schon seit Anfang 2014 gelten neue Regeln für die Umsatzsteuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. Der deutsche Gesetzgeber hat dazu die Gelangensbestätigung als Nachweis eingeführt. Sie bestätigt, dass Lieferungen aus Deutschland im EU-Ausland tatsächlich angekommen sind. Nur wenn Unternehmen die Gelangensbestätigung vorweisen können, dürfen sie die Rechnung als steuerfreien innergemeinschaftlichen Vorgang buchen.

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Ab einem gewissen Sendungsaufkommen ist der Arbeitsaufwand bei der manuellen Erstellung und Vereinnahmung der Gelangensbestätigung sehr hoch. Immer mehr Firmen setzen deshalb auf eine softwaregestützte Lösung, um den bürokratischen Mehraufwand möglichst gering zu halten.Rhenania Computer aus Bad Honnef hat sich als einer der ersten schon im Jahr 2012 mit

dem Thema beschäftigt und für seine Kunden frühzeitig eine Softwarelösung entwickelt. Die Software „U12 - Umsatzsteuer Befreiung Sichern“ bietet dem Warenversender all das, was er zur Absicherung der Umsatzsteuerbefreiung benötigt.

Die Software erstellt die Gelangensbestätigung über eine Schnittstelle mit den Daten aus dem ERP-System des Kunden, wandelt sie in eine PDF-Datei um und versendet diese per Mail als Einzel- oder Sammelbestätigung (wöchentlich, monatlich oder quartalsweise) an einen zuvor festgelegten Ansprechpartner. Der Kunde muss die E-Mail samt Anhang nur noch zurückschicken und hat weiter keinen Aufwand. Die Software überwacht die Rückläufer und mahnt fehlende Bestätigungen an.

Tracking & Tracing-Daten als Nachweis nutzen

Im neusten Releasestand von U12 kann der Nachweis des Wareneingangs im EU-Ausland auch anhand der Tracking & Tracing-Daten geführt werden. Zu diesem Zweck wurde „U12“ um das Modul: „Abliefernachweis“ erweitert. Die Zuordnung zur Sendung erfolgt wahlweise manuell oder automatisch. Bei der automatisierten Vereinnahmung holt U12 die Sendungsdaten beim Frachtführer ab, ordnet diese den Tracking-Daten aus dem Versand-oder ERP-System zu und markiert diese als erhalten.

Kontrollinstrument

Mit der Softwarelösung "U12" kann sich der Versender jederzeit einen Überblick verschaffen, für welche EU-Sendung ein Nachweis vorliegt. Gleiches gilt für offene und angemahnte Nachweise. Fehlende Belege können einfach über die "OP-Verwaltung" angemahnt werden. Bei einer möglichen Betriebsprüfung können dem Steuerprüfer die Nachweise zur Umsatzsteuerbefreiung schnell und einfach mit Hilfe der Software vorgelegt werden.

Qualifizierte Prüfung der Umsatzsteuer – Id-Nr.

Ein weiterer Bestandteil der Softwarelösung ist die qualifizierte Prüfung der Umsatzsteuer-Identnummer im Dialog und als Stapellauf mit Archivierung der Prüfergebnisse. Auf die Notwendigkeit einer regelmäßigen Überprüfung und Dokumentation der USt.-ID hat das BMF nochmals hingewiesen. Infos unter: www.rhenania-computer.de