CRM in der Futtermittelbranche

Deutsche Vilomix managt 18.000 Kontakte mit Microsoft Dynamics 365

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Kunden nicht nur verwalten, sondern ganzheitlich beraten, nachhaltig weiterentwickeln und langfristig binden – das sind die Ziele eines erfolgreichen Customer Relationship Managements (CRM). Mit dem Wechsel von einer Excel-basierten Stammdatenverwaltung zu Microsoft Dynamics 365 CRM erschloss sich der Premix- und Mineralfutterhersteller Deutsche Vilomix die Potenziale der softwaregestützten Kundenbeziehungspflege. Einen wichtigen Anteil am Gelingen des Projekts hatte die SIEVERS-GROUP. Der langjährige IT-Partner erweiterte die Standardlösung unter anderem um ein Modul zur Erfassung von Planzahlen und steht dem Kunden mit Rat und Support zur Seite. Die Deutsche Vilomix hat im CRM heute auf einer einzigen Plattform Zugriff auf alle 18.000 Kontakte und 4.600 Firmen inklusive kundenspezifischer Informationen. Diese bilden die Basis für die vertrieblichen Planungen und Aktivitäten – vom Besuch beim Landwirt über die mitarbeiter- und produktbezogene Jahresplanung bis hin zur zielgruppenspezifischen Marketing-Sonderaktion.

„In der Landwirtschaft spielen Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung eine große Rolle“, sagt Markus Assmann, Leiter Marketing bei der Deutschen Vilomix. Mit ihren Vormischungen, Mineral- und Spezialfuttersorten trägt die Deutsche Vilomix Tierernährung GmbH ihren Anteil dazu bei, denn die Produkte sorgen unter anderem für eine bessere Futterverwertung und verringern Ammoniak- und Phosphoremissionen. Das Unternehmen hat sich vom Drei-Mann-Betrieb in den 1970er Jahren zu einem der führenden Premix- und Mineralfuttermittelhersteller Deutschlands entwickelt und beliefert europaweit Händler, Mischfutterhersteller und Landwirte mit seinen Produkten der Marke VILOFOSS®. Die Daten der zahlreichen Kunden wurden früher im ERP-System und mithilfe von Excel-Listen gepflegt. „Es gab keinen zentralen Informationshub, sondern mehrere verschiedene Adresslisten“, erläutert Assmann. „Wenn es bei einem Kontakt zu einer Änderung kam, musste diese in bis zu fünf verschiedenen Listen einzeln erfasst werden. In der Praxis geschah das nicht immer, sodass weder alle Informationen zentral verfügbar noch die Listen kontinuierlich auf dem neuesten Stand waren.“ Ordnung und Transparenz sollte ein CRM-System schaffen, in dem neben klassischen Stammdaten auch Angebote und Besuchsberichte verwaltet werden können sowie die vertriebliche Planung durchgeführt werden kann. Da die Deutsche Vilomix seit Langem erfolgreich mit Microsoft Dynamics NAV arbeitet, fiel die Entscheidung für das zugehörige CRM-System nicht schwer. „Die SIEVERS-GROUP hat bereits unser ERP-System eingeführt und kompetent betreut. Das breite fachliche Know-how wollten wir auch bei der Integration der CRM-Lösung nicht missen“, beschreibt Assmann das ausschlaggebende Kriterium für die Dienstleisterwahl.

18.000 Kontakte stets auf dem neuesten Stand

Auf der Basis von Microsoft Dynamics CRM integrierte die SIEVERS-GROUP ein umfassendes Kundenbeziehungsmanagement und migrierte die rund 18.000 Kontakte aus 4.600 verschiedenen Firmen und landwirtschaftlichen Betrieben in die neue Lösung, wo diese nun zentral verwaltet und kurzfristig aktualisiert werden können. Die Datenbank umfasst nicht nur aktive Kunden, sondern auch potenzielle Neukunden sowie unter anderem Tierärzte und Berater in der Landwirtschaft. „Diese Informationen sind zum einen für unsere Akquisetätigkeit sehr wertvoll. Zum anderen erschließt sich anhand des Futtermittellieferanten meist, warum ein Landwirt wie füttert. Das erleichtert wiederum dem Vertrieb die Arbeit“, beschreibt Assmann. Zu allen Kontakten ist der komplette Kommunikationsfluss im CRM hinterlegt, wie z. B. Telefonate, E-Mails oder Besuchstermine. Die Mitarbeiter sehen auf einen Blick den Status eines Kunden und können Folgeaktivitäten, etwa die Erstellung eines Angebots, planen und terminieren. Bei der Durchführung von Marketingkampagnen profitiert die Deutsche Vilomix von den Selektionsmechanismen im CRM-System. Firmen und Landwirte lassen sich zielgruppengenau filtern, zum Beispiel nach dem Standort, der Fütterungsart oder der Anzahl der Tiere. So werden Streuverluste vermieden und Aktionen erreichen immer die richtigen Adressaten.

So viel Standard wie möglich – so individuell wie nötig

Viele Module der CRM-Lösung entsprachen bereits im Standard passgenau den Anforderungen der Deutschen Vilomix. An einigen Stellen erweiterte die SIEVERS-GROUP die Lösung jedoch durch individuelle Programmierungen, um sie noch besser auf die Prozesse des Kunden abzustimmen. So wurden die Stammdaten um Eingabefelder für spezifische Informationen zu Landwirten ergänzt, wie Tierart, -anzahl und Futterart. Zusätzlich kann die Deutsche Vilomix mit dem CRM-System kleinere Marktanalysen durchführen – zum Beispiel die gesamte Mischfutterproduktion des Kunden dem Bedarf an Vormischungen gegenüberstellen. Ebenfalls ergänzt hat die SIEVERS-GROUP eine Funktion, mit der Besuchsberichte angelegt werden können. Darin halten die Mitarbeiter fest, was mit einem Landwirt oder einer Firma wann besprochen wurde. Das Hinterlegen von mehreren Teilnehmern, die beim Gespräch dabei waren, ist möglich.

Übersichtliche Jahresplanung

Die umfangreichste Neuprogrammierung für die Deutsche Vilomix war ein Planzahlenmodul, das die Erstellung des Forecasts deutlich vereinfachte. Der Außendienst generiert auf Basis der Vorjahresproduktionsmengen für jeden seiner Kunden eine Prognose für das kommende Jahr. Die Gesamtsumme dieser Planzahlen wird der Geschäftsleitung zur Planung des Folgejahres vorgelegt. Früher wurde der Forecast mithilfe einer Pivot-Tabelle ermittelt, in der die aus dem ERP-System extrahierten Daten gebündelt und nach Kunde und Produktgruppe selektiert wurden. Im CRM erhält jeder Vertriebsmitarbeiter heute automatisch eine Übersicht über seine Kunden. Wichtige Daten, wie die Planmengen je Produktsparte, Verkaufsgebiet, Kunde und Zeitraum, können in einer Maske erfasst und bearbeitet werden. „Unsere Mitarbeiter müssen nicht mehr jeden Kunden einzeln aufrufen, um die Planung durchzuführen, sondern sie sehen in dem neuen Modul alle Ist- und Sollmengen für ihre Kunden auf einen Blick. Das vereinfacht auch das Controlling spürbar“, erläutert Assmann.

Das Büro in der Hosentasche

Ein Vertriebsmitarbeiter besucht und berät täglich mehrere Landwirte, die oft in entlegenen Gegenden ansässig sind. Eine wichtige Anforderung der Deutschen Vilomix war daher auch die uneingeschränkte mobile Nutzung der CRM-Lösung. Über ihr Smartphone können die Außendienstmitarbeiter heute vor einem Besuchstermin noch schnell die Zahlen des jeweiligen Kunden einsehen und im Anschluss die Ergebnisse im Besuchsbericht hinterlegen. „Früher hat es immer einige Zeit gedauert, bis Planungsdaten im ERP-System verfügbar waren. Heute haben wir eine Echtzeitanbindung“, sagt Assmann. Damit ist gewährleistet, dass Innen- und Außendienst jederzeit auf dieselben aktuellen Zahlen zugreifen – egal, ob über den PC, das Smartphone oder Tablet.

Auf der Suche nach Optimierungspotenzialen

Durch die Erweiterung ihrer ERP-Software um das zugehörige CRM-System bezieht die Deutsche Vilomix von der SIEVERS-GROUP nun eine Gesamtlösung zur digitalen Steuerung der Unternehmensprozesse. Darüber hinaus stellt der langjährige IT-Partner dem Futtermittelhersteller die erforderliche IT-Infrastruktur bereit. Dank der Einführung des CRM-Systems können benötigte Kundeninformationen heute viel schneller zusammengestellt werden. Die mobile Nutzung über Smartphones oder Tablets hat die Workflows zusätzlich vereinfacht. „In unserer Zusammenarbeit mit der SIEVERS-GROUP ist immer Bewegung. Wir sind ständig auf der Suche nach Optimierungspotenzialen, um unsere Prozesse noch weiter zu verbessern“, schließt Assmann.