Flottenmanagement macht den Unterschied

Mehr denn je spielen Kostenfaktoren im Lager beim Management von Flurförderzeugen eine wichtige Rolle. Anders, als viele vielleicht vermuten, macht die Anschaffung neuer Geräte dabei nur zirka 10 Prozent der Gesamtkosten aus. Worauf es ankommt, sind die laufenden Kosten, die über die gesamte Lebensdauer der Maschinen anfallen – also alle Aspekte der späteren Nutzung, die gemeinhin als „Total Cost of Ownership“ bekannt sind. An dieser Stelle müssen sich Kunden ab einer bestimmten Größe mit komplexen Sachverhalten auseinandersetzen: Wann ist meine Flottengröße optimal? Wie kann ich die Auslastung verbessern? Warum sind die Schadenskosten momentan so hoch? Welche Fahrer benötigen zusätzliche Schulungen?

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Fragen wie diese beschäftigen Flottenmanager von heute tagtäglich. Sie werden dabei an vielen Herausforderungen gemessen – zum Beispiel, ob es ihnen gelingt, die Kosten infolge von Gewaltschäden zu reduzieren und die Sicherheit im Lager zu erhöhen. Oder ob sie die Produktivität zu steigern vermögen und dabei gleichzeitig den Treibstoff- und Energieverbrauch ihrer Flotte reduzieren können.

Die Voraussetzung für derartige Optimierungen sind aussagekräftige Daten. Sie müssen einen Echtzeitüberblick über die gesamte Flottensituation liefern, bedienerfreundlich aufbereitet und jederzeit verfügbar sein. Die Implementierung des Systems, das diese Daten liefert, sollte leicht von der Hand gehen und möglichst wenig Kapital binden. Und natürlich benötigt man einen individuellen Ansprechpartner, der über das nötige Know-how verfügt und bei der Analyse unterstützt. Unterm Strich stehen dann im Idealfall optimierte Gesamtbetriebskosten, eine deutlich verbesserte Produktivität, mehr Sicherheit und Effizienz. Ist das Wunschdenken oder schon Realität?

Echtzeitüberblick über die Flotte

Mit Toyota I_Site stellen wir unseren Kunden ein Flottenmanagement-System zur Verfügung, dass diese und weitere Anforderungen mehr als erfüllt. Es handelt sich dabei um ein onlinegestütztes Management-Instrument, das sämtliche Leistungsdaten von Flurförderzeugen abbildet und so alle notwendigen Informationen für eine Optimierung der Flotte liefert – unabhängig von Standort, Flottengröße und Staplermarke.

Die Informationen, die das System zur Verfügung stellt, stammen zum einen aus der europaweiten Servicedatenbank von Toyota Material Handling. Sie versorgt den Kunden mit vertragsgenauen Details, einer Übersicht über die gesamten Kosten und sicherheitsrelevanten Kennzahlen. Zum anderen liefern die Maschinen selbst Input, indem sie die Betriebsdaten „wireless“ übermitteln. Die Grundlage hierfür bildet ein On-board Informationssystem, das – ausgestattet mit einer Black Box, einer GSM-Antenne und einer PIN-Tastatur – alle nötigen Funktionalitäten für eine Fahrerzugangskontrolle, Fahrerverwaltung und Überwachung von Kollisionen bietet.

Kennzahlen nur einen Klick entfernt

Über ein passwortgeschütztes Web-Interface kann der Kunde die Daten dann in Form von Auslastungs- oder Schockberichten analysieren und verwalten. Das übersichtliche Portal ist über einen gesicherten Login jederzeit verfügbar – ob im Büro, daheim, während Präsentationen oder auf einem mobilen Endgerät direkt im Lager. Die wichtigsten Kennzahlen können sofort eingesehen werden. Ein Blick auf die Startseite, die sich individuell konfigurieren lässt, genügt. Auch tiefergehende Analysen sind von hier aus nur einen Klick entfernt. Praktisch dabei: für die Etablierung von Toyota I_Site ist keine zusätzliche Software nötig.

Trotz intuitiver Bedienung lassen wir unsere Kunden mit dem System natürlich nicht allein. Neben den technischen Möglichkeiten, die Toyota I_Site bietet, ist die Beratung durch Spezialisten ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Flottenmanagement-Lösung. Auf Wunsch suchen sie in regelmäßigen Abständen den jeweiligen Standort auf, um gemeinsam mit dem Flottenverantwortlichen die aktuelle Situation und Analyseergebnisse zu diskutieren und die Effizienz der Flotte weiter zu steigern.

Präzises Bild der Einsatzzeiten

Die Vorteile, die das System bietet, sind mannigfaltig. Toyota I_Site liefert zum Beispiel genaue Daten über die Geräteauslastung: Durch die Dokumentation der Aktivitäten erhält der Flottenmanager ein präzises Bild der tatsächlichen Einsatz- und Nutzungszeiten seiner Fahrzeuge. Nicht ausgelastete Maschinen, Fehlbelastungen oder Engpässe werden so frühzeitig erkannt, so dass der Betrieb der Flotte zum Beispiel durch den kurzfristigen Ausgleich von Bedarfsspitzen über Mietgeräte entsprechend optimiert werden kann.

Auch in punkto Sicherheit ermöglicht das System deutliche Verbesserungen. Dank integrierter Zugangskontrolle können die Geräte nur von ausgebildeten und autorisierten Fahrern bedient werden. Die notwendigen Berechtigungen vergibt der Administrator bequem vom Computer aus. Ein neues Feature ist der so genannte „Pre-Operational Check“ zur Protokollierung von Sicherheitsüberprüfungen: Über ein Display an der Maschine führt der Bediener bei Arbeitsbeginn vordefinierte Sicherheitschecks durch. Diese können dann vom Fuhrparkverantwortlichen zentral über das Web-Portal eingesehen und verwaltet werden.

Schocksensoren gegen Kollisionen

Wesentlicher Bestandteil der Lösung ist auch die Überwachung von Kollisionen über so genannte Schocksensoren. Dazu folgendes Szenario: Viele Fahrer sind nicht immer in einem angemessenen Tempo in der Lagerhalle unterwegs. Das Unfallrisiko ist entsprechend hoch und ebenso die Folgekosten. Hier kommen die Schocksensoren an den Geräten ins Spiel; sie messen die Schwingungsintensität und senden ein Signal an die Steuerungselektronik, sobald ein vorprogrammierter Grenzwert überschritten wird. Das Tempo des Staplers wird dann automatisch auf Schrittgeschwindigkeit reduziert. Das psychologische Moment dabei ist nicht zu unterschätzen: Der Fahrer muss sich an eine autorisierte Person wenden, um den Kriechgang wieder aufheben zu lassen. Dabei handelt es sich in der Regel um einen Vorgesetzten, mit dem er den Fall und die Folgen diskutieren sowie alle erforderlichen Sicherheitsprüfungen durchführen kann. Unsere Erfahrungen zeigen, dass allein dieses Prozedere schon zu einer deutlichen Sensibilisierung im Umgang mit dem „Investitionsgut Flurförderzeug“ führt. Außerdem lässt sich so zusätzlicher Schulungsbedarf für den Fahrer ermitteln.

Verbessertes Monitoring

Ein weiterer Pluspunkt ist das Vertrags-Monitoring. Die zugrundeliegende Frage ist hier, inwieweit die aktuellen von den vertraglich fixierten Betriebsstunden des jeweiligen Geräts abweichen. Auf der Basis der über Toyota I_Site erhobenen Daten kann die Auslastung der Stapler besser gesteuert und mögliche Abweichungen vermieden werden. Weitere Konsequenzen können die Anpassung des Servicebedarfs oder der Vertragsgrundlage selbst sein. Es spielt dabei keine Rolle, ob nur ein Standort oder mehrere im Fokus stehen - das System ist flexibel genug.

Hervorzuheben sind zudem die Möglichkeiten für ein verbessertes Batteriemanagement: Toyota I_Site überwacht die Ladezyklen der Batterien automatisch und hilft so, die Lebensdauer von Batterie und Fahrzeug deutlich zu verlängern. Durch die optimierte Nutzung sind weniger Reparaturen notwendig und auch die CO2-Emissionen über den Produktlebenszyklus hinweg werden reduziert.

Praxistest bestanden

Soweit die Theorie – wie aber sieht es in der Praxis aus? Bei vielen Toyota Kunden in Deutschland und Europa ist das Flottenmanagement-System schon seit einigen Jahren im Einsatz. So auch im Verteilzentrum der Rudolph Logistik Gruppe in Lorsch. I_Site konnte hier maßgeblich zur Optimierung der Fuhrparkkosten beitragen. Ein Beispiel: die für die Be- und Entladung eingesetzten Niederhubwagen wiesen sehr hohe Gewaltschäden auf. Nach eingehender Analyse wurden die Stützräder und Rollen als Kostentreiber identifiziert. Auf Basis der über Toyota I_Site generierten Daten nahmen Fachberater im nächsten Schritt die Einsatzbedingungen der Geräte unter die Lupe, mit dem Ergebnis, dass die Ursache für die Gewaltschäden in der zu befahrenden Laderampe liegt. Daraufhin wurden andere, für den Be- und Entladeprozess unter diesen Bedingungen besser geeigneten Maschinen – in diesem Fall Elektro-Fahrersitz-Gabelstapler – eingesetzt. Die Gesamtkosten ließen sich so in diesem Bereich um ein Drittel senken.

Auch die NAF Neunkirchener Achsenfabrik AG setzt auf Toyota I_Site. Ausgangssituation waren hier überproportional viele Schäden an Regalen, verursacht durch Kollisionen mit Staplern. Da diese Schäden meist erst im Nachhinein festgestellt werden konnten, kam zu den Schadenskosten auch ein erhöhtes Sicherheitsrisiko hinzu. Für NAF waren daher besonders die Fahrerzugangskontrolle und der Einsatz von Schocksensoren interessant. Nach der Implementierung des Flottenmanagement-Tools ließen die ersten positiven Effekte nicht lange auf sich warten. Schon nach kurzer Zeit konnte ein deutlicher Rückgang der Kollisionen verzeichnet und das Batterie-Management optimiert werden. Auch in Bezug auf die mit Toyota abgeschlossenen Mietverträge wurden wichtige Rückschlüsse gezogen – man kannte ja jetzt die genaue Einsatzhistorie der Geräte und somit auch die genaue Betriebsstundenanzahl. Ergebnis: Schon nach wenigen Monaten mit Toyota I_Site war man in der Lage, 10 Prozent der gesamten Flurförderzeugflotte einzusparen.

Bei der Einführung des Systems ging NAF sehr behutsam vor. Da neben den leistungs- auch personenbezogene Daten erhoben werden können, wurde der Betriebsrat von vornherein mit einbezogen und die Beschäftigten über eine interne Informationskampagne aufgeklärt. Ein wichtiger Aspekt war dabei, dass über das Management-Tool keine Daten für eine leistungsbezogene Beurteilung gesammelt werden. Die Detailtiefe personenbezogener Daten, die über das System ausgewertet werden, wurde deshalb auf ein Minimum beschränkt.

Die nächsten Schritte

Toyota I_Site hat sich bereits vielfach bewährt. Wie immer bleibt trotzdem Raum für Verbesserungen. In den kommenden Monaten werden wir das System deshalb weiter verfeinern. Geplant ist zum Beispiel die Integration eines Kartensystems (kompatibel mit 95 Prozent aller gängigen Chiptypen) als Alternative für den Zugang zu den Geräten via Pin-Code-Eingabe. Außerdem erhalten unsere Kunden in Zukunft weitere Optionen für eine flottenbezogene Kostenanalyse. Diese können bald ohne externen Support und mit nur wenigen Klicks eingesehen werden – entweder kumuliert oder ausdifferenziert nach Aufwendungen für die Miete, Services oder aufgetretenen Gewaltschäden. Über „Schocks“ informiert Toyota I_Site künftig in Echtzeit. Mit diesen Verbesserungen bieten wir unseren Kunden noch mehr Komfort, eine vollständige Budgetkontrolle und die Freiheit, sich ganz auf das eigentliche Kerngeschäft zu konzentrieren.