Fachartikel: Eine Frage von Preis und Leistung

Eine Frage von Preis und Leistung Wenn es um die Ausschreibung von Transporten geht, ist bei MANN+HUMMEL vor allem eins gefragt: ein guter und schneller Überblick über die verschiedenen Angebote der einzelnen Logistikdienstleister. Der Filtrationsexperte setzt deswegen bereits seit vielen Jahren auf die Lösung TENDER des Freiburger Softwarehauses Cargoclix.

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Die kleine Gemeinde Marklkofen im niederbayerischen Landkreis Dingolfing-Landau zählt keine 4.000 Einwohner. Für die Logistik beginnt hier dennoch so manches richtig große Geschäft – beim namhaften Filtrationsspezialisten MANN+HUMMEL, der hier sein weltweit größtes Filterwerk betreibt. Damit sich von hier jährlich über 170 Millionen Filterelemente auf ihren Weg in die ganze Welt machen können, sind Transportdienstleister gefragt, die pünktlich und zuverlässig zugleich sind und bei denen der Preis stimmt.

Eine, die in Marklkofen Sorge dafür trägt, ist Elke Ertl, die von hier aus gemeinsam mit ihrem Kollegen Bernd Wilde den zentralen Frachteinkauf von MANN+HUMMEL für alle Firmenstandorte weltweit verantwortet. Ob Ausschreibungen für Stückgut oder Vollladungen oder Transporte von Europa nach Asien, mal standortbezogen oder gar global: Viele Male pro Jahr gilt es, jene Logistikdienstleister zu finden, bei denen Preis und Leistung optimal zusammenpassen. Ob 200.000 Euro oder gar zwei Millionen Euro Umsatzvolumen pro Ausschreibung, die Spannen in diesem Bereich sind groß. Erst Ende April stand die Suche nach einem Dienstleister an, der rund 100 Standardtrailer pro Jahr mit Filtern und Filterteilen auf Einwegpaletten von Polen in die Türkei transportiert – ein Auftrag, für den 47 Transport- und Logistikunternehmen digital ihr Interesse bekundeten. Um aus dieser Menge an Meldungen den passenden Anbieter zu finden, setzt das Unternehmen bereits seit 2006 auf den Internetmarktplatz TENDER des Freiburger Softwarehauses Cargoclix, das

weltweite Ausschreibungen von Kontrakten für Transporte auf der Straße, über die Schiene, als Luft- und Seefracht, aber auch per Binnenschiff ermöglicht. Eine Entscheidung, die sich für MANN+HUMMEL mehr als bezahlt gemacht hat und Arbeitsabläufe immer weiter vereinfachte. Erst im vergangenen Jahr hatte Cargoclix TENDER überarbeitet und dabei den Schwerpunkt auf eine einfache Benutzerführung mit modernen Templates gesetzt, die sich dem Nutzer intuitiv erschließt. Gleichzeitig haben die Anwender auch die Möglichkeit, individuelle und komplexe Ausschreibungsprojekte mit wenig Aufwand und ohne Vorkenntnisse im System zu erstellen.

„Als damals unsere Suche nach einem Ausschreibungssystem begann, war für uns das Zusammenspiel von Zeit und Leistung wichtig“, berichtet Bernd Wilde, der sich noch gut an die Anfänge erinnert. Viele Systeme habe sich das Unternehmen angeschaut, manche davon seiner Ansicht nach „einfach nur hochgezüchtet mit viel zu vielen Funktionen“ oder mit einem nicht ausreichenden Kundenservice, der häufig mit dem Start der Ausschreibung endet. Doch Kundenservice und eine gute Betreuung waren für MANN+HUMMEL wichtig.

„Die gute Begleitung und Betreuung war einer der wesentlichen Gründe, warum unsere Entscheidung auf Cargoclix gefallen ist“, sagt Elke Ertl. „Selbst, wenn es einmal Probleme gibt, ein Dienstleister seinen Preis fehlerhaft eingegeben hat oder was auch immer – wir bekommen von Cargoclix immer sehr schnell die passende Hilfe.“

Die Top 3 immer im Blick

Das Vorgehen bei einer Ausschreibung via TENDER gestaltet sich bei MANN+HUMMEL jedes Mal gleich. „Egal, wie viele Unternehmen den ausgeschriebenen Auftrag gerne übernehmen würden – wir schauen uns stets nur die Top 3, die den besten Preis bieten, genauer an“, erklärt Elke Ertl den Prozess. Spätestens jetzt ist der Preis jedoch nur eines von zahlreichen Kriterien, die bei der Entscheidungsfindung eine Rolle spielen, denn genauso wichtig ist das Thema Zuverlässigkeit. Um diese zu testen, führt MANN+HUMMEL Testverladungen durch. „Konkret darf der favorisierte Dienstleister eine Fahrt übernehmen und wir sehen dann gleich, ob der Service passt“, erläutert sie das weitere Vorgehen. Ist das Unternehmen pünktlich? Wird der Transport zügig abgewickelt? Wird der Auftrag gemäß der Absprache erfüllt? Auf diese Frage gilt es im nächsten Schritt, eine Antwort zu finden. Besonders großen Wert legt das Team von MANN+HUMMEL auf das Thema Pünktlichkeit. Schließlich steht die zu transportierende Ware rechtzeitig zur Abholung vorbereitet im Lager bereit. Ist ein Dienstleister jedoch nicht zur vereinbarten Zeit vor Ort, sind die Folgen schnell spürbar. „Dann kann es schnell eng werden im Lager“, weiß Elke Ertl. Darüber hinaus holt sich der Filtrationsspezialist Informationen über das Rating des interessierten Unternehmens ein: Steht es solide im Markt oder ist er vielleicht akut insolvenzgefährdet?

Auch dieser Punkt spielt bei der Entscheidungsfindung eine wesentliche Rolle. Eine Chance erhalten auch Dienstleister, die bereits in der Vergangenheit Verkehre für MANN+HUMMEL übernommen haben. „Der aktuelle Dienstleister erhält immer noch die Chance auf einen so genannten last call“, sagt Elke Ertl. Konkret bedeutet das, dass er über den Preis des Angebotes der Top 3 informiert ist. So hat auch er noch Gelegenheit, die Leistung zu einem ähnlichen Preis anzubieten.

An TENDER schätzt MANN+HUMMEL nicht nur die große Datenbank mit zahlreichen Dienstleistern, sondern auch, dass über die Ausschreibung die Chance besteht, ganz neue Dienstleister kennenzulernen. „Wir hatten auch schon Testverladungen mit einem freien Dienstleister, der ganz massives Interesse an einem Auftrag hatte – und es hat funktioniert. Das ist ein großer Vorteil: Es tut sich oft ein Dienstleister hervor, der uns noch nicht bekannt war – und dennoch für unseren Bedarf genau das richtige Angebot macht.“ Nur ein einziges Mal in den vergangenen Jahren kam ein Transportauftrag im Bereich Seefracht nicht zustande, „da haben wir daneben gefasst“, erinnert sich Ertl, deren korrekte Berufsbezeichnung „Manager Category Management Freight Purchasing Non Production Material“ lautet. Nach Abschluss der Ausschreibung habe sich der Dienstleister gemeldet, dass er den niedrigen Preis, den er geboten hat, doch nicht halten kann. Dies sei jedoch „eine einmalige Sache“ gewesen.

Ausschreibungen mit großer Übersichtlichkeit

Ein weiterer Vorteil von TENDER ist nach Ansicht von Elke Ertl, dass auch die mitbietenden Dienstleister bereits während der Ausschreibung sehen können, auf welchen Platz sie sich befinden und wie groß die Chance ist, in die engeren Auswahl zu kommen. „Darüber hinaus ist TENDER sehr schnell“, sagt sie. Zunächst gelte es, den Tender gut vorzubereiten. „Dann ist jedoch die Zeit vom Aufschalten bis zur Beauftragung des Unternehmens sehr kurz. Oft vergehen bis dahin gerade einmal zwei Wochen“, führt sie an. Einen großen Nutzen hat ihrer Ansicht nach auch die in TENDER integrierte Archivfunktion: „So können wir ganz einfach auf alte Ausschreibungen zugreifen.“

Als MANN+HUMMEL vor 14 Jahren damit begonnen hatte, seine Verkehre über TENDER offen auszuschreiben, waren die Dienstleister zunächst skeptisch. „Viele Spediteure waren keine Freunde von Online-Ausschreibungen“, sagt Elke Ertl. Dieses Problem gehört allerdings schon länger der Vergangenheit an: „Mittlerweile haben es alle akzeptiert.“

CARGOCLIX TENDER

CARGOCLIX TENDER ist ein führender Marktplatz zur Durchführung von elektronischen Ausschreibungen von Kontrakten. Angepasst an die Bedürfnisse von Transport und Logistik ist TENDER auf alle wichtigen Transportmodalitäten und logistischen Dienstleistungen ausgelegt. Viele tausend Unternehmen aus Industrie, Handel und Logistik weltweit haben sich seit dem Jahr 1998 auf der Plattform registriert und nutzen TENDER. Cargoclix TENDER steht allen Nutzern in der Cloud als „Software as a Service“ zur Verfügung.

Systembeschreibung

Ausschreibung öffentlich oder geschlossener Teilnehmerkreis Auftraggeber können entscheiden, ob eine Ausschreibung öffentlich oder im geschlossenen Teilnehmerkreis durchgeführt werden soll. Cargoclix verfügt über ein führendes Netzwerk im Bereich Transport und Logistik.

Ratingsystem

Über das Ratingsystem erhalten Sie Einblick in ein effektives Beurteilungssystem der Dienstleister und können sehen, wie andere Auftraggeber einen bestimmten Dienstleister einschätzen.

Blacklist

Um sicherzugehen, dass keine unerwünschten Dienstleister an einer öffentlichen Ausschreibung teilnehmen, können unpassende Spediteure und Frachtführer über eine Blacklist effektiv von den eigenen Ausschreibungen ausgeschlossen werden.

Geschlossene Ausschreibung

Eine geschlossene Ausschreibung erreicht nur die vom Verlader ausgewählten Dienstleister. Nicht eingeladene Dienstleister sehen eine geschlossene Ausschreibung nicht. Erweiterung der DienstleisterbasisCargoclix TENDER bietet eine effektive Möglichkeit der Stammdienstleisterverwaltung.

Verlader können ihre Systemdienstleister einfach in die Plattform integrieren und übersichtlich in Gruppen organisieren. Sie behalten so alle wichtigen Fakten und aufschlussreiche KPI zu den Unternehmen jederzeit im Blick.

Präqualifikation der Ausschreibungsteilnehmer (optional)

Vor der eigentlichen Ausschreibung besteht die Möglichkeit, zunächst eine Präqualifikation vorwegzuschalten. In einer eigenständigen Runde füllen hierbei eingeladene Dienstleister einen vom Verlader erstellten Fragebogen aus. Auf diese Weise kann ein größerer Dienstleisterkreis gezielt auf Eignung für das Ausschreibungsprojekt überprüft werden. Nach der Präqualifizierung entscheidet der Verlader, welche Dienstleister zur Gebotsabgabe zugelassen werden sollen.

Systemgestützte Erstellung der Ausschreibung

Die Vorbereitung der Ausschreibung erfolgt menügeführt. Schritt für Schritt werden alle Komponenten angelegt. Auch die Vorbereitung komplexer Sendungsstrukturen für unterschiedliche Verkehrsträger ist einfach und übersichtlich möglich. Die Matrix unterstützt unterschiedliche Feldfunktionen (Preisfelder, Textfelder, Dropdownfelder, Prozentfelder, Formeln, etc.), Kann- und Pflichtfelder, Einzel- und Bündelpreise, etc.

Transparenz in der Ausschreibung

Bei der Gebotsabgabe entscheidet der Auftraggeber, wie viel Information die Bieter über Ihre eigene Position im Vergleich zum Wettbewerb erhalten sollen. Das Spektrum reicht von hoher Transparenz bis hin zu blinder Gebotsabgabe. Gebotsabgabe in einer oder mehreren Runden Der Auftraggeber kann entscheiden, ob die Gebotsabgabe in einer oder mehreren Gebotsrunden im Internet erfolgen soll.

Analyse der Ausschreibungsergebnisse

Nach der Gebotsabgabe unterstützt TENDER die effektive Auswertung der Ausschreibungsergebnisse. Das System macht es einfach, Szenarien mit unterschiedlichen Annahmen zu bilden und anschließend miteinander zu vergleichen. TENDER unterstützt Sie zudem, den unter den gegebenen Restriktionen besten Preis zu finden.

Best Price

Die Option “Best Price” ermittelt den unter den vom Verlader definierten Rahmenbedingungen rechnerisch besten Preis. Vergabeentscheidung und Abschluss des Kontraktes Die Vergabeentscheidung wird durch den Verlader getroffen. In aller Regel sind der Entscheidung persönliche Gespräche zwischen Verlader und Dienstleister vorweggegangen. Meist wird der Vertragsabschluss durch Unterschrift des durch den Verlader zugrunde gelegten Vertrages durch beide Seiten dokumentiert.

Revisionssichere Archivierung der Ausschreibungsergebnisse

Nach Abschluss einer Ausschreibung werden die Ergebnisse im Archiv sicher verwahrt. Alle Details der Ausschreibung werden gespeichert und eine Vergabeentscheidung kann auch nach Jahren revisionssicher nachvollzogen werden.

Download der Ergebnisse

Die im Archiv gespeicherten Daten stehen dem Verlader zum Download zur Verfügung und können so auch jederzeit einfach in andere Anwendungen importiert werden.

Vorlagen

Alle Ausschreibungen im Archiv enthaltenen Ausschreibungen können als Template genutzt werden. In der Vergangenheit durchgeführte Ausschreibungen können somit einfach kopiert, überarbeitet und als Vorlage für eine neue Ausschreibung genutzt werden.