3. Mai 2015, 00:00
Die Logistik- und Transportkosten vieler Unternehmen sind höher als notwendig. Vor allem die überwiegend manuelle Auftrags- und Rechnungsabwicklung ist sehr ineffizient. Mit der Software HDS Rebell von HDS International Group wird die Rechnungsbearbeitung automatisiert. Zur Messe transport logistic neu ist die Cloud-fähige Lösung. Die Software kann modular zusammengestellt, komplett im eigenen Rechenzentrum oder in mehreren Abstufungen als Managed Service in einer externen Cloud betrieben werden.
Das Optimierungspotenzial bei den Logistik- und Transportkosten wird häufig unterschätzt. Überhöhte Preise, eine manuelle und zeitaufwendige Rechnungsabwicklung sowie die fehlende Kostentransparenz für Aufträge und Kunden gehören zu den typischen Problemen. Mit der elektronischen Rechnungsabwicklung und einem begleitenden Benchmarking soll die Software HDS Rebell eine bisher nicht gekannte Transparenz ermöglichen.
Die wichtigsten Leistungen von HDS Rebell
Automatisierte Berechnung aller Logistikkosten;
komplette elektronische Abwicklung aller Logistikvorgänge;
digitale Verknüpfung mit dem ERP-System des Versenders;
regelmäßige Benchmarks aller Logistikkosten im Markt- und Branchen-Vergleich;
Korrespondenz und Differenzklärung mit den Spediteuren;
automatisiertes Gutschriften-Verfahren für jeden Logistikdienstleister (in der höchsten Ausbaustufe der modularen Lösung).
Im Eigenbetrieb oder als Service
Die Softwarelösung für die automatisierte Rechnungsabwicklung kann je nach Branche, Unternehmensgröße und Firmenphilosophie angepasst werden. „Viele Unternehmen haben auf eine Cloud-Lösung gewartet, weil sie über sichere Kommunikationswege und sehr flexibel auf die Daten zugreifen können, ohne sich um die Administration der Server-Umgebung kümmern zu müssen“, erläutert Daniel Steinke, Geschäftsführer der HDS International Group. HDS berichtet von anderen Unternehmen, die alle Daten im eigenen Haus behalten möchten. In diesem Fall kann die Software in der versendereigenen Server-Umgebung ausgeführt und auch alle Bearbeitungsprozesse können in Eigenregie durchgeführt werden. Eine andere Möglichkeit ist der Betrieb von HDS Rebell auf den Servern von HDS. Dort wird das System eingerichtet und die Geschäftsabläufe werden als Managed Service betrieben. Zwischen diesen beiden Alternativen sind eine Vielzahl an Varianten möglich. So kann der Betrieb auf dem Versender-eigenen Server erfolgen, von dem aus HDS einzelne Teilaufgaben übernimmt. Auch der Betrieb in der HDS-Cloud ist möglich, auf die der Versender zugreift, um beispielsweise eigene Auswertungen zu erstellen.
Für das Cloud-Angebot betreibt die HDS International Group räumlich getrennt, zwei redundante Rechenzentren. „Unsere Rechenzentren sind bei der physischen und organisatorischen Sicherheit State of the Art. Unsere Kunden können sich über Service-Level-Agreements auf vertraglich zugesicherte Dienstleistungen verlassen“, so der HDS-Geschäftsführer.
Leistungsmodule von HDS Rebell
HDS Connect ist ein Webinterface zur digitalen Auftragserteilung an eine beliebige Zahl von Speditionen oder Fuhrunternehmern. Das Modul kann in Verbindung mit HDS Calculate Vorkalkulationen durchführen, um den günstigsten Dienstleister zu ermitteln und zu beauftragen. Hier werden auch die Track & Trace Informationen des Spediteurs gemanagt mit Statusrückmeldungen in das ERP-System des Versenders.
HDS Calculate sorgt für die Berechnung und Zusammenführung von komplexen Frachten und Zuschlägen. Dazu werden die Versenderinformationen (wie Lieferscheindaten, Gewichtsdaten oder cbm-Informationen) und die Speditionsinformationen (wie bewertete Sendungsdaten, elektronische Invoices oder Track & Trace Daten) zusammengeführt, um für jede Sendung zu prüfen, ob die Leistung der Vereinbarung entspricht.
HDS FLow verbindet mit allen gängigen ERP-Systemen auf Verladerseite sowie allen gängigen Speditionssystemen. Mit diesem Modul werden Prozesse wie die Fracht- und Entfernungsberechnungen, Tageszusammenfassungen und das Zusammenführen von speditionellen und eigenen Daten ausgeführt. Alle ausgeführten Arbeiten werden lückenlos protokolliert. Auch das Data-Mapping sowie der Im- und Export von Daten zu den unterschiedlichsten Datenquellen ist möglich.
HDS Control wertet und überwacht die logistischen Kennzahlen und Strukturen. Das Modul erstellt sowohl periodische Standardreports als auch individuelle Auswertungen. Der Anwender erhält ein vollständiges „Kennzahlen Cockpit“ zur Steuerung und Analyse sämtlicher in Zusammenhang mit Vertrieb und Logistik stehenden Unternehmensveränderungen. Integrierte Abweichungsindikatoren erleichtern die schnelle Analyse komplexer und großer Datenmengen. Ein Überwachungsagent gibt bei definierten Abweichungen einen Alarm aus.
HDS Tender werden Ausschreibungen in Verbindung mit Vetriebsforecasts organisiert. Dies erlaubt dem Versender Marktanfragen auf der Basis der zu erwartenden zukünftigen Mengen. HDS Tender kann außerdem die günstigste Tarifform für die tatsächlichen oder geplanten Ausbringungsmengen ermitteln und erstellt einen kompletten Tender mit exakten Quotierungsvorlagen für den Spediteur.
HDS Contract verwaltet komplexe Tarifwerke für Verträge aus dem Land-, Luft- und Seefrachtbereich sowie für Lager- und Werkverträge. Damit können jederzeit alle hinterlegten Tarife mit den tatsächlichen Daten aus HDS Calculate und Informationen aus HDS Tender simuliert und umfangreiche Vergleichsrechnungen je Segment (z.B. Landfracht oder Seefracht) über alle angelegten Verträge durchgeführt werden.
Gutschriften-Verfahren
In der höchsten Ausbaustufe der automatisierten Rechnungskontrolle ist auch das Gutschriften-Verfahren verfügbar. Die Abrechnung der Transportdienstleistung an den Versender erfolgt dann nicht wie bisher durch eine Rechnung des Spediteurs, sondern der Versender erstellt eine Gutschrift und versendet diese an den Spediteur. Dadurch werden die Abläufe beschleunigt, die monatlichen Rückstellungen können entfallen und es werden nur noch tatsächliche Kosten verbucht. Das Controlling kann für die Deckungsbeitragsrechnung mit den tatsächlichen Kosten kalkulieren, z. B. je Produkt und Kunde.